Resumen Ejecutivo
SKY Airline, una de las principales aerolíneas de bajo costo de la región, enfrentó un desafío urgente de cumplimiento: el gobierno requería datos detallados de auditoría para verificar horas de vuelo, registros de mantenimiento y uso de combustible. Con miles de documentos acumulándose y un equipo reducido no técnico, SKY necesitaba una forma de extraer, organizar y presentar datos precisos, rápidamente.
En asociación con Veryfi, SKY implementó un flujo de trabajo de automatización de documentos sin código utilizando ADocs y Workflow, conectando Google Drive, salidas JSON y Google Sheets. En sólo dos semanas, el equipo alcanzó más del 90% de precisión en la extracción de datos y procesó 24,000 documentos en el primer mes, eliminando el atraso de auditoría de un año en tiempo récord.
Antecedentes de la Empresa
Fundada en Santiago, SKY Airline opera rutas nacionales y regionales en toda Sudamérica y es conocida por su modelo eficiente y de bajo costo. Como parte de sus operaciones, SKY debe mantener registros detallados, recibos, facturas y registros de mantenimiento para cumplir con las autoridades de aviación nacional.
Sin embargo, los procesos manuales de documentación hacían que las auditorías de cumplimiento fueran lentas y propensas a errores. Cada ciclo de auditoría requería reconciliar miles de archivos en papel y digitales para demostrar el uso de combustible, tiempo de vuelo y programas de mantenimiento, un proceso que consumía muchos recursos para un equipo pequeño sin capacidad de ingeniería.
El Desafío
Cuando el equipo de contabilidad de SKY enfrentó una auditoría gubernamental inesperada, se dieron cuenta de que sus sistemas no estaban diseñados para escalar. Tenían:
- Bitácoras de vuelo sin datos digitales estructurados.
- Ningún desarrollador interno para automatizar el manejo de documentos.
- Un requisito inmediato de demostrar el cumplimiento a los reguladores.
Inicialmente, SKY se acercó a Veryfi para procesar facturas y recibos a través de la API. Pero durante la incorporación, la solicitud de auditoría cambió la urgencia y el alcance del proyecto: necesitaban digitalizar y verificar cada entrada de mantenimiento y bitácora de vuelo, miles de documentos, bajo plazos ajustados.
La Solución: Integración de ADocs + Workflow
El equipo de Veryfi creó un modelo personalizado utilizando ADocs (para extracción estructurada de documentos) y Workflow (para automatización de extremo a extremo). La solución fue diseñada específicamente para que el equipo de SKY la gestionara sin código.
Cómo funciona:
- El equipo de SKY carga sus documentos de vuelo y mantenimiento en Google Drive.
- Veryfi ADocs extrae automáticamente campos clave de datos: número de vuelo, fecha, ruta, consumo de combustible, estado de mantenimiento.
- Los datos extraídos se convierten a JSON y se llenan en Google Sheets para facilitar la revisión e informes.
Este flujo de trabajo automatizado transformó lo que solían ser horas de entrada manual en un proceso auditable y sin problemas.
Aspectos destacados de la implementación
- Prueba de concepto construida en 2 semanas
- Alcanzó 90%+ de precisión desde el primer día
- Configuración sin código: no se requirió participación de TI
Resultados
Los resultados fueron inmediatos y medibles:
- 24,000 documentos procesados en el primer mes
- 13,000 en la primera semana de octubre
- 1 año de datos de auditoría completados en 30 días
- 20,000+ documentos/mes de rendimiento continuo
- Contrato de 3 años después de una exitosa “POC” (Prueba de Concepto).
Con ADocs + Workflow de Veryfi, el equipo de SKY eliminó la entrada manual de datos, redujo el tiempo de preparación de auditorías en más del 90% y construyó un sistema repetible para el cumplimiento, sin contratar personal técnico adicional.
Capas de Antifraude y Cumplimiento
Más allá de la automatización, la infraestructura de Veryfi garantiza precisión y transparencia de grado de auditoría:
- Captura de metadatos y huella digital del dispositivo para cada archivo procesado
- Extracción de datos a prueba de manipulaciones con trazabilidad JSON
- Rastro de auditoría basado en la nube que asegura que los reguladores puedan verificar la autenticidad de los datos
“Cada punto de datos extraído lleva un rastro digital completo, desde la carga hasta la exportación, asegurando el cumplimiento total con los estándares gubernamentales.”
Conclusión
Lo que comenzó como una simple prueba de automatización de facturas se convirtió en un gran avance de cumplimiento a gran escala. SKY Airline transformó un flujo de trabajo fragmentado y manual en un pipeline de datos automatizado y auditable.
En un mes, lograron lo que antes tomaba un año.
Con Veryfi, el equipo de SKY ahora procesa decenas de miles de documentos con confianza, precisión y cero código.
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